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影像及會計檔案管理的4個關鍵點

發布日期:2021-09-10 17:21?瀏覽次數:

       影像及會計檔案管理的4個關鍵點在企業代辦哪家好共享模式下,影像及檔案管理有別于傳統模式下的檔案管理。
傳統模式下的會計檔案與業務單據是相互孤立的,這給檔案查閱、審計等工作帶來了諸多不便。而企業代辦哪家好共享模式下,影像管理及條碼技術的應用,不僅提高了企業代辦哪家好共享中心作業的質量和效率,也為檔案的成冊、入庫、查閱、借閱、審計等工作帶來了極大的便利。
在企業代辦哪家好共享中心建設過程中,對企業影像及檔案管理有一些關鍵點需要關注。影像及檔案管理的關鍵點1. 會計檔案影像件與業務單據的關聯性在企業代辦哪家好共享模式下,為了提高業務審核及企業代辦哪家好核算效率,通常會通過電子業務單據及原始會計單據影像件來進行業務審核及企業代辦哪家好核算,需要通過技術手段將會計檔案影像件與業務單據進行關聯。
通常,以業務單據編號(如報銷單號等)作為唯一ID(Identity document)來關聯業務單據與影像件。
業務單據編號在業務發起的會同時自動產生,可以通過打印報銷單并進行票據粘貼或粘貼單據后手工填寫業務單據編號的方式,在進行影像掃描時通過業務
2. 會計檔案影像件與紙質會計檔案的關聯性在企業代辦哪家好共享模式下,業務單據與紙質會計檔案可以實現雙向追溯。即通過系統業務單據可以追溯到后端的紙質會計檔案,也可通過紙質會計檔案追溯到系統業務單據。這就需要會計檔案影像件與紙質會計檔案能實現一一對應關聯。
3. 業務單據與記賬憑證的關聯性在企業代辦哪家好共享模式下,業務單據存儲于共享中心中,記賬憑證存儲于核心企業代辦哪家好核算系統中??梢砸?ldquo;業務驅動的企業代辦哪家好核算”為指導思路,實現業務單據驅動核算系統自動記賬,將記賬憑證信息與業務單據實現關聯。通過業務單據與記賬憑證的關聯,也就實現了業務單據、影像件、紙質會計檔案、記賬憑證等
4個要素的關聯,即可實現通過任意要素都可以查看完整的業務鏈條。
5. 查閱的便捷性影像及檔案管理除了在業務過程中的應用,其后期的成冊、入庫、查閱、借閱、審計、銷毀等與檔案相關的管理工作也尤為重要。這個過程中任何一個環節都涉及影像件及紙質會計檔案的查閱。為了查閱的便捷性,可以通過條碼、OCR等技術手段來實現快速查閱。
例如,給每一張業務單據對應的原始紙質會計檔案賦予唯一的一維條碼,再給達到成冊條件的一本檔案冊賦予唯一的一維條碼,這樣就可以通過掃描條碼來實現快速的檔案查找。單據號將系統業務單據與影像件進行關聯。
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